De vuilkuilen voor een ondernemer

Steeds meer mensen besluiten om een eigen bedrijf te beginnen. Eigen baas zijn en de eigen koers kunnen varen, lijkt momenteel populairder dan ooit tevoren. Het eerste kwartaal van 2018 telde Nederland maar liefst 1.836.401 ondernemingen, wat volgens de Kamer van Koophandel een recordaantal is. De statistieken tonen eveneens aan dat niet alleen het aantal bedrijven, maar ook het aantal uitschrijvingen bij het Handelsregister procentueel gezien is toegenomen. Veel mensen stoppen dus ook weer met hun bedrijf, vaak al binnen enkele jaren. Met welke valkuilen heeft een ondernemer te maken? En wat zijn veelvoorkomende fouten die startende ondernemers maken?

Weinig of geen goede voorbereiding

Er moet het een en ander worden geregeld wanneer je een onderneming start en ondernemen is niet voor iedereen weggelegd. Vraag jezelf af of je geschikt bent als ondernemer. Heb je ideeën over hoe je klanten gaat binnenhalen en -houden? Heb je bepaalde vergunningen nodig? Wil je alle administratie en financiële afhandeling zelf regelen of besteed je dit liever uit? Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Onderzoek vooraf goed wat je wilt, wat nodig is en wees objectief in of jouw doelen haalbaar zijn.

Een bedrijfslocatie die niet bij de onderneming past

Het is weinig zinvol om een duur kantoorpand te kopen of te huren, terwijl je verwacht weinig klanten te ontvangen. Afhankelijk van in welke sector je actief gaat zijn, is een bedrijfje aan huis of het incidenteel huren van een werkplek of vergaderzaal wellicht een beter en goedkoper alternatief. Als je wel een pand besluit te huren, vraag je dan af of het nodig is om hoge kosten te maken voor een duurder pand nabij het stadscentrum of dat een goedkoper, maar wat verder afgelegen ruimte ook volstaat.

Geen opdrachten durven of willen weigeren

Zeker als beginnende ondernemer kun je enthousiast zijn wanneer er zich een nieuwe klant of een nieuwe opdracht aandient. Het is de kunst om eerlijk te beoordelen of jij kunt bieden van de klant wenst. Liever een klant minder dan een ontevreden klant die zich vervolgens negatief uitlaat over jouw bedrijf. Let er ook op dat je niet overenthousiast wordt en te veel hooi op je vork neemt. Als je jezelf overwerkt, komt niemand daar verder mee.

 

Een gebrekkig debiteurenbeheer

Ondernemers die net beginnen, hebben niet altijd de financiële ruimte om langer op betalingen van klanten te wachten. Late betalers of mensen die zelfs helemaal niet betalen, kunnen zeker in de startfase een verwoestende werking op je onderneming hebben. Zorg daarom dat je je debiteurenbeheer op orde hebt en dat je de betalingstermijnen goed in de gaten houdt. Welke klanten betalen (snel) en welke veel te laat of niet? Door dit goed bij te houden, kun je in de toekomst het aantal slecht betalende klanten zoveel mogelijk beperken.

Achterstallige administratie

Om te zorgen dat je onderneming financieel gezond blijft, is het belangrijk om inzicht te krijgen, maar ook vooral te behouden, in de inkomsten en uitgaven. Alleen op deze manier weet je hoeveel geld je binnenhaalt, hoeveel er weer wordt uitgegeven en hoeveel per saldo je winst of verlies bedraagt. Hoe verleidelijk het ook is om de administratieve rompslomp uit te stellen, de juiste vervolgstappen kun je pas zetten als je volledig op de hoogte bent van de stand van zaken.

 

Inschakelen van een incassobureau

Heeft u uw uiterste best gedaan en duidelijke afspraken gemaakt met een debiteur, maar nog steeds uw geld niet ontvangen? Het kan ook zo zijn dat er facturen worden betwist om maar niet te hoeven betalen. Op deze momenten is het verstandig om een incassobureau in te schakelen. In dit artikel wordt verteld hoe alles vervolgens in zijn werk gaat.

Effectieve incasso

Op het moment dat u dus niet het gevoel heeft dat u zelf het geld kan verkrijgen van de debiteur kan een incassobureau worden ingeschakeld. Een incassobureau is in staat om een factuurbetwisting ongedaan te maken en de wanbetaler te overtuigen om zo snel mogelijk te betalen. Dit wordt gedaan door de wanbetaler gepast onder druk te zetten en tevens wordt gebruik gemaakt van krachtige argumenten.

Gerechtelijke procedure

Bij het uitkiezen van een incassobureau ga dan ook na of deze sterk is in rechtelijke procedures. Dit wil niet zeggen dat deze altijd uitgevoerd moet worden, maar mocht het zover komen, dan is een partij die ook hierin gespecialiseerd is het beste. Wanneer het dan dus echt noodzakelijk is om een gerechtelijke procedure aan te gaan, kan er een dwinginde sommatie, dagvaardiging of in het slechtste geval een faillissementsaanvraag of dreiging daarvan worden verstuurd. Deze zaken vergroten de kans op een snelle betaling. Uiteraard dient hierbij wel de kosten en baten verhouding in de gaten gehouden worden. Het zou zonde zijn dat je meer kosten hebt gemaakt dan dat je geld terug gaat krijgen.

Hoe wordt het incassobureau betaald?

Op het moment dat besloten is dat een incassobureau wordt ingeschakeld, moet er worden afgesproken hoe dit bureau betaald gaat worden. Werken zij volgens no cure no pay principe of moet er altijd betaald worden zonder garantie op succes. Het is bij dit soort zaken altijd verstandig op zoek te gaan naar een organisatie die volgens het no cure no pay principe werkt. Mocht het dan onverhoopt niet lukken dan zal het u ook geen geld kosten.

Geen dubbele kosten maken

Wanneer je een incassobureau wilt inschakelen bekijk dan eerst eens goed hoeveel u nog tegoed krijgt. Op het moment dat het bedrag hoger dan 25.000 euro ligt zal er alsnog een advocaat nodig zijn. Kijk dus goed naar de hoogte van het bedrag of schakel een organisatie in die zowel een advocaat in huis heeft en tevens een incassobureau is.

 

Waarom je moet kiezen voor bevoorschotting

Absoluut één van de lastigste zaken als ondernemer is om een optimale cashflow te garanderen binnen jouw onderneming. Er zijn tal van omstandigheden die dat immers in de weg staan. Een simpel voorbeeld dat voor veel entrepreneurs maar al te herkenbaar is, is het voorbeeld van openstaande vorderingen. Openstaande vorderingen die maar niet betaald worden kunnen jouw bedrijf na verloop van tijd in de problemen brengen. Niet alleen wacht je zelf op het geld om rekeningen te kunnen betalen, maar bovendien moet je ook tijd en moeite steken in herhaaldelijke aanmaningen. Een mogelijke oplossing voor dit probleem? Bevoorschotting!

Wat is bevoorschotting?

Elke minuut dat een vordering langer openstaat is er eentje die jouw beperkt in jouw cashflow. Het werkkapitaal ligt lager en misschien heb je op exact dat moment wel kapitaal nodig. Zit je in die situatie? Dan heb je altijd de optie om te kiezen voor bevoorschotting. Dit is een proces waarbij je in essentie jouw vorderingen verkoopt aan een gespecialiseerd incassobureau. Jij verwerft dus de zekerheid van direct geld dat in jouw cashflow kan en je hoeft je voor de rest geen zorgen meer te maken over de vorderingen. Het incassobureau bezit nu de openstaande schulden en werkt de hele zaak verder af.

Hoe verloopt het?

Het incassobureau maakt eerst en vooral een grondige analyse van het bedrag dat ze jouw betalen in ruil voor de vorderingen. Er wordt een voorstel gedaan dat je kunt weigeren of aannemen. Ga je erop in? Dan is het incassobureau in facto de eigenaar van de openstaande vorderingen en ben jij er eindelijk van verlost. Dat betekent dus ook dat de klant in kwestie het geld niet meer schuldig is aan jouw onderneming, maar wel aan het incassobureau.

Wat zijn de voordelen?

Het grote voordeel is natuurlijk dat je meteen cash geld in handen krijgt. Als je als bedrijf soms in de problemen komt met de cashflow is dat meestal ten gevolge van betalingsachterstanden. Door te kiezen voor dit proces ben je in één klap volledig verlost van deze problemen. Niet alleen heb je meteen geld, maar bovendien kan je ook alle energie en kosten die je maakt om hen tot betalen aan te manen nuttiger alloceren. Het is dan ook niet toevallig dat het vaak gemeenten en lokale besturen zijn die gebruik maken van deze methode. Ook op de private markt zijn deze voordelen echter reden genoeg om het op zijn minst eens te overwegen.

 

Populaire boekhoudprogramma’s

Een steeds weer terugkerende bezigheid waar je helaas niet onderuit kunt, is het doen van je boekhouding. Maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks, afhangend of u zakelijk of privé de boekhouding moet bijwerken, komt het terug. En niet iedereen kan hier goed mee overweg. Sommige personen besluiten dan ook om zelf een boekhouder in de hand te nemen om zodoende niet elke keer weer geconfronteerd te worden met een chaos aan papieren en bonnetjes waar geen logica uit te halen valt. Maar ook zelf kun je je eigen administratie bijhouden met een daarvoor geschikt boekhoudprogramma. Aan de hand van de door jouw ingevoerde gegevens rollen er wanneer de belastingdienst erom vraagt gegevens uit die geschikt zijn om in te dienen. Mits je natuurlijk de juiste gegevens invoert!

Zonder gedoe kunnen boekhouden

Bij het uitzoeken van een boekhoudprogramma zoek je natuurlijk degene die het beste bij je past. Als je een eenmanszaak hebt (ZZP’er) of het gaat om je privé administratie dan hoeft het geen uitgebreid programma te zijn waar je in kunt verdwalen. Maar als je een groter bedrijf hebt dan moet deze ook niet te beperkt zijn. Er is dus wat onderzoek voor nodig. Op onlineboekhoudenreview.nl staan wat reviews over bepaalde programma’s die geschikt kunnen zijn. Een aantal veelgenoemde op deze en andere sites zijn bijvoorbeeld:

e-Boekhouden.nl – Deze staat als beste getest en is geschikt voor zowel privé als voor de MKB-er, of voor de boekhouder of accountant. Hiermee kun je zelf je boekhouding bijhouden en heb je geen boekhoudkennis nodig. Voor privé gebruik kun je deze zelfs voor een aantal maanden gratis uitproberen, voor zakelijk gebruik betaal je maandelijks een kleine bijdrage.

Moneybird – Een boekhoudprogramma waarbij je eenvoudig gegevens kunt invoeren en verwerken. En deze kun je ook op je mobiele apparaten zetten zodat bijwerken heel makkelijk wordt.

Moneymonk – Deze staat als beste getest. Het is een online boekhoudprogramma speciaal voor ZZP’ers. Boekhouden in begrijpelijke taal en zonder gedoe!

Tip: artikelen omtrent vergelijken van online boekhoudpakketten

Wanneer heb je het juiste programma te pakken

Er zijn natuurlijk veel meer programma’s te vinden. Daarom is zoals gezegd het doen van een review onmisbaar. Op zelfboekhouden.org staan tips waar je op zou kunnen letten bij het kiezen van een programma, dat kan zelfs via een video boekhoudreview. Dan kun je versnelt wat opties bekijken en vergelijken. Uitgelicht: Elma’s Top 5 van beste boekhoudpakketten voor ZZP.
Een graadmeter voor het kiezen van het juiste programma kan zijn het aantal uren of minuten dat je eraan besteed. Doe je erg lang over het invoeren en bijwerken van de mutaties en kom je er niet uit, dan is dat programma dus niet geschikt. Maar kun je in een paar minuten de boekhouding invoeren en alles klopt, dan is het zeker de moeite waard om in zo een programma te investeren.

Boekhouding zelf doen of uitbesteden?

De boekhouding is voor vele ondernemers het minst populaire onderdeel van het ondernemer zijn. Vele ondernemers hebben er dan ook voor gekozen om de boekhouding uit te besteden aan een boekhouder. De administratie zijn alle gegevens omtrent je onderneming die elektronisch of op papier vastgelegd worden. Wanneer deze niet op orde is kun je grote boetes van de belastingdienst verwachten. Een boekhouder voor een startende ondernemer kan goed van pas komen. Startende ondernemers hebben namelijk vooral in het begin hun handen vol aan hun eigen business en dan kan de boekhouding wel eens verwaarloosd worden.

Zelf bijhouden of niet?

Het kan prettig zijn om zelf de boekhouding bij te houden. Je kunt namelijk dan de huidige status inzien en indien nodig ingrijpen waar nodig. Het kan echter ook afhankelijk zijn van de grootte van het bedrijf. Wanneer je weinig administratie hebt is dit gemakkelijker te ordenen en dus verstandiger om het binnen de organisatie te houden. Dit verandert echter wanneer er veel tijd in de administratie gestoken moet worden en dit ten koste gaat van de eigen business. Deze kostbare tijd kan dan beter in het bedrijf worden gestoken en het is dan verstandig om in zo een geval de boekhouding uit te besteden.

Hoe wordt de boekhouding opgezet?

Als eerste dient het bedrijf een btw-nummer aan te vragen en een zakelijke bankrekening te openen. Daarnaast dient er een urensysteem te worden gecreëerd. Binnen de organisatie dienen de verschillende zaken apart van elkaar te worden geregistreerd. Of deze zaken nu online of in papieren mappen worden geregistreerd maakt voor de belastingdienst niet uit.

Wat zijn de kosten voor een boekhouder?

Er kan een keuze gemaakt worden voor een accountant of een boekhouder. De meeste starters kiezen als eerste voor alleen een boekhouder. Een boekhouder is namelijk goedkoper dan een accountant. Daarnaast zijn de kosten ook nog eens afhankelijk van welk deel van de administratie precies uitbesteed gaat worden. Is dit een klein onderdeel of juist de gehele administratie. Voor een zelfstandig ondernemer zal het ongeveer op 600 euro per jaar liggen, wanneer er personeel is zal dit bedrag hoger liggen.

 

Hoe vind je een goede financieel adviseur?

Financiële vraagstukken kunnen vaak als erg ingewikkeld ervaren worden. Zo kan een verkeerde financiële beslissing je veel geld kosten. Daarom kan een goede financieel adviseur erg handig zijn als het aankomt op de juiste keuzes maken. Zo kunnen eenvoudige financiële zaken zelf geregeld worden. Denk hierbij aan een spaarrekening of bijvoorbeeld een schadeverzekering. Hier is vaak geen tussenpersoon voor nodig. Maar bij grotere zaken kan het fijn zijn om bijvoorbeeld financieel advies in amsterdam aan te vragen en zo deze zaken (deels) uit te besteden.

Zelf doen of uitbesteden?

Hiervoor werden al wat simpele zaken genoemd waarbij een financieel adviseur niet perse bij te pas hoeft te komen. Bij ingewikkelde financiële producten zoals beleggingen, hypotheken en levensverzekeringen kunnen verkeerde beslissingen echter veel geld kosten. Op het moment dat je weinig afweet van deze ingewikkelde financiële zaken kan het erg verstandig zijn om op zoek te gaan naar een goede financieel adviseur zodat je deze om hulp kunt vragen. Het is namelijk zo dat aanbieders van financiële producten zorgplicht hebben. Dit betekent dat zij volgens de Wet Financieel Toezicht (WFT) geen ingewikkeld product mogen verkopen dat niet bij je past. Als je er dus voor kiest om zonder advies een product te willen kopen dan zal de aanbieder eerst moeten testen of je hier genoeg kennis van hebt.

De soort adviseur kiezen

Er zijn verschillende soorten financieel dienstverleners. Een financieel dienstverlener moet een vergunning van de AFM hebben voor datgene wat deze doet. Zo zijn banken en verzekeraars in eerste instantie aanbieder omdat deze financiële producten leveren. Maar op het moment dat je bij hen om informatie vraagt zijn zij ook een adviseur.

Wanneer moet je advies zelf betalen?

Als consument betaal je voor het advies van complexe producten. Dit zijn producten zoals uitvaartverzekeringen, levensverzekeringen, bankspaarproducten maar ook deelnemingen in een beleggingsfonds, hypotheken of bijvoorbeeld overlijdensrisicoverzekeringen. Zo moet op een rekening duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de kosten voor het product zelf en de kosten voor advies of bemiddeling. Bij het kiezen van een juiste financieel adviseur is het in ieder geval belangrijk dat deze een vergunning heeft welke voldoet aan de wettelijke eisen. Daarnaast is het natuurlijk ook verstandig om een financieel adviseur te kiezen die jou het juiste advies kan geven. Hierbij het belangrijk om van te voren voor jezelf te bepalen wat voor advies je nodig hebt. Dit kan bijvoorbeeld voor een volledig financieel plan maar dit kan ook advies zijn over een bepaald product.

Wat kan een credit management bedrijf voor je doen

Credit management zonder imagoschade

Wanneer doe je eigenlijk een beroep op een creditmanagement bedrijf? Wat kunnen zij precies voor jou als ondernemer betekenen? Voegt het inschakelen van een dergelijk bedrijf überhaupt wel iets toe en doen ze niet allemaal hetzelfde? Dat creditmanagement tegenwoordig véél meer is (of kan zijn) dan snel geld incasseren, bewijzen meerdere creditmanagement bedrijven met nieuwe manieren van creditmanagement.

Geen imagoschade

Creditmanagement bedrijven staat voor zaken als een optimale cashflow, volledige inzet na facturatie en garantie op resultaten. Kreten die elk bedrijf in deze branche bezigt. Sommige bedrijven kiezen echter voor een slimmere en vernieuwde aanpak die niet ten koste gaat van de relatie met de klant en ook al geen imagoschade veroorzaakt, zaken die nogal eens aan de orde van de dag zijn als het om het incasseren van gaat. Daarbij wil het bedrijf de kosten bovendien voor alle partijen zo laag mogelijk houden.

Liever WhatsApp dan deurwaarder

Bijvoorbeeld Cannock Chase werkt liever met WhatsApp dan met de deurwaarder en wil imagoschade voorkomen. In hun filosofie bied je laagdrempeligheid als je de kosten zo laag mogelijk probeert te houden. Zo ga je voor duurzaam in plaats van snel succes. Het bedrijf ziet in elke wanbetaler een aspirant ambassadeur. Lage kosten en het behouden van de relatie met de klant staan altijd voorop. Door de mensen en hun zelfredzaamheid voorop te stellen, kun je een situatie creëren waarin debiteuren een incassotraject met een meer dan goed gevoel afsluiten. Is er betere reclame denkbaar?

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Een innovatief creditmanagement bedrijf staat voor maatschappelijk verantwoord ondernemen, door kennis en middelen te combineren voor een kort en intensief incassotraject, waarbij moderne communicatiemiddelen als WhatsApp ingezet worden. De vraag of een creditmanagement eigenlijk iets toevoegt aan een bedrijf kan bevestigend beantwoord worden.

 

Wat kun je allemaal doen om debiteuren aan te zetten tot betaling?

Als ZZP’er of bedrijf doe je natuurlijk zo hard mogelijk je best om de dienst te verlenen waar jij voor verantwoordelijk bent. Helaas is het zo dat veel bedrijven ook nog eens veel tijd kwijt zijn aan het debiteuren najagen en facturen nogmaals versturen. Naar schatting wordt de helft van de facturen niet op tijd betaald. Wat kun je allemaal doen om debiteuren aan te zetten tot betaling?

Stuur gewoon opnieuw de factuur

Steeds meer diensten en producten worden online gekocht. Soms is het simpelweg opnieuw versturen van en factuur al genoeg om debiteuren aanzetten tot betalen. Veel mensen vergeten gewoon dat zij nog een factuur open hadden staan en betalen deze daarom niet.

Vermeld een duidelijke betalingsdatum

Soms komt het gewoon voor dat een klant niet precies weet wanneer een factuur betaald moet worden. Zorg er dus voor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de uiterste betaaldatum. Vermeld deze groot rechtsbovenin en eventueel ook onderaan je factuur.

Het is een wanbetaler: benader persoonlijk

Het kan zoals hierboven beschreven zo zijn dat een klant gewoonweg vergeet te betalen. Je kunt dan preventief maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de klant zo snel mogelijk betaalt. Soms heb je echter ook last van een wanbetaler. Dit zijn klanten die gewoonweg weigeren te betalen. Dit kan enorm veel verschillende redenen hebben. Soms hebben zij gewoonweg het geld niet, maar soms weigeren zij ook te betalen omdat veel kleine bedrijven en ZZP’ers toch nooit meer achter deze wanbetalers aangaan.

Het is nogal lastig om om te gaan met wanbetalers. Het begint met een stukje preventief werken. Zorg altijd dat je zoveel mogelijk gegevens hebt van een klant. Denk aan het e-mailadres, maar ook woonadres en telefoonnummer. Op deze manier maak je het zo makkelijk mogelijk voor jezelf om debiteuren op te sporen.

Verstandig is het om de debiteuren persoonlijk te benaderen. Bel hen bij voorkeur op. Leg rustig jouw situatie uit maar heb ook begrip voor de situatie van de debiteur. Als er bijvoorbeeld sprake is van geldnood dan kun je ervoor kiezen om de debiteur te laten betalen in termijnen.

Debiteuren aanzetten tot betalen kan dus vrij lastig zijn. Het is een stuk goed omgaan met de situatie, maar vereist ook een gedeelte preventief werken. Hoe langer je ervaring hebt met het omgaan met lastige debiteuren, hoe makkelijker het wordt om je facturen betaald te krijgen. Honderd procent op tijd gaat helaas waarschijnlijk alleen niet lukken.